Comment utiliser le nouvel outil d'écriture IA dans Google Docs et Gmail

Dec 28, 2023

Par Howard Wen

Monde informatique |

Rejoignant la ruée vers l'or de l'IA générative, Google a annoncé le mois dernier son intention d'intégrer plusieurs outils alimentés par l'IA, collectivement appelés Duet AI, à sa suite bureautique Workspace. Ces fonctionnalités comprendront la planification de projet automatisée dans Google Sheets, la possibilité de créer des images à partir d'invites de texte dans Google Slides et un outil d'écriture automatisé dans Gmail et Google Docs appelé "Help Me Write".

Les outils d'IA dans Slides et Sheets ne sont pas encore disponibles, mais Help Me Write est en aperçu limité. vous pouvez l'essayer dans Google Docs ou Gmail sur le Web en vous inscrivant pour accéder à Workspace Labs avec votre compte Google. (Vous serez mis sur une liste d'attente avant d'être autorisé à accéder.) Comme le célèbre ChatGPT, Help Me Write est un outil de chatbot qui génère du texte écrit en fonction des invites (instructions) que vous lui donnez.

Que vous soyez un écrivain professionnel ou quelqu'un qui redoute d'avoir à écrire pour votre travail, le potentiel de l'assistance de l'IA pour vos tâches d'écriture est attrayant. Help Me Write peut en effet écrire de longs passages de texte raisonnablement lisibles. Mais ses résultats s'accompagnent de mises en garde, notamment d'erreurs factuelles, de redondance et de prose trop générique.

Ce guide explique comment utiliser Help Me Write dans Google Docs et Gmail pour générer et réécrire du texte, et comment surmonter certaines des lacunes de l'outil. Parce qu'il est en état de prévisualisation, gardez à l'esprit que ses fonctionnalités et les résultats qu'il génère peuvent être modifiés lorsqu'il est finalement déployé au public.

(Sur une méta-note, aucune partie de cet article n'a été écrite par Help Me Write. pas le cas ici. Une raison majeure est la question du droit d'auteur - qui est propriétaire des mots générés par l'IA, surtout si son service est gratuit pour un usage public ?)

Une fois que vous avez obtenu l'accès à Workspace Labs, démarrez un nouveau document vierge dans Docs. En haut du document se trouve un bouton qui comprend un crayon avec un signe + et les mots « Aidez-moi à écrire ». Ou, si vous ouvrez un document existant, vous verrez un petit bouton avec l'icône "crayon +" sur le bord gauche de la page de votre document. Dans Gmail, la même icône apparaît dans la barre d'outils en bas de la fenêtre de rédaction.

De gauche à droite, le bouton "Aidez-moi à écrire" tel qu'il apparaît dans un nouveau document Google, un document Google existant et dans Gmail. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Cliquez sur ce bouton Aidez-moi à écrire. Dans Docs, le panneau "Aidez-moi à écrire" s'ouvre. Dans Gmail, une barre de saisie de texte apparaît en bas de la fenêtre de rédaction.

À l'intérieur du panneau ou de la barre, vous verrez plusieurs suggestions d'invites - des mots décrivant le sujet et le type d'écriture que vous souhaitez que Help Me Write génère - défilez. Ces suggestions, telles que «Pitch pour un produit qui permet aux gens de créer des hologrammes d'eux-mêmes» ou «Une introduction pour quelqu'un que j'ai rencontré à la conférence», vous donnent une idée de la façon dont une invite est formulée.

Dans Docs et Gmail, Help Me Write fournit des idées d'invites que vous pouvez lui poser. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Tapez une invite. Pour ce guide, nous avons entré "Un plan étape par étape pour démarrer une petite entreprise de restauration et de coordination d'événements en tant que concert parallèle" dans Google Docs pour demander un document de planification. Et dans Gmail, nous avons demandé une lettre commerciale avec cette invite : "Suivez le client destinataire en lui demandant s'il est satisfait de notre service et invitez le destinataire à me répondre avec plus de questions."

Tapez votre invite pour Aidez-moi à écrire. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Après avoir saisi votre invite, cliquez sur Créer. Aidez-moi à écrire traitera votre invite, ce qui peut prendre plusieurs secondes ; cela dépend de la complexité du libellé de votre demande rapide. Ensuite, un autre panneau s'ouvrira et affichera le texte qu'il a généré, qui peut être des phrases ou des paragraphes entiers.

Les résultats générés apparaissent dans un nouveau panneau. Vous pouvez affiner le texte avant de l'insérer. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Sous ces résultats se trouvent des options pour recommencer ou affiner le texte généré :

Recréer:Si vous n'êtes pas satisfait du texte généré par Help Me Write, cliquez dessus pour lui demander de réessayer en utilisant vos invites.

Affiner:Cette sélection ouvre un petit menu avec d'autres options :

Formaliser: Aidez-moi à écrire réécrit le texte généré avec un libellé à un niveau de lecture académique supérieur. (Soyez averti : cela peut entraîner une prose guindée ou excessivement verbeuse.)

Raccourcir:Aidez-moi à écrire réécrit le texte généré avec moins de mots.

Élaborer:Aidez-moi à écrire générera un texte supplémentaire pour fournir plus de détails en fonction de vos invites.

Reformuler (dans Docs) : Help Me Write va paraphraser le texte généré. Cette action est différente de Recréer. Lorsque vous cliquez sur Recréer, Aidez-moi à écrire recommence le processus de génération de texte en fonction de vos invites, mais lorsque vous sélectionnez Reformuler, Aidez-moi à écrire réécrira le texte déjà généré.

Je me sens chanceux(dans Gmail) : C'est comme lancer les dés, où Help Me Write réécrira au hasard votre brouillon d'e-mail de plusieurs façons, par exemple en le rendant plus long ou plus formel, ou même arrangé en paroles de chanson.

Une lettre de client sous forme de paroles de chansons n'est qu'un des résultats aléatoires que vous pourriez obtenir avec l'option "J'ai de la chance".

Lorsque vous êtes satisfait du texte que Help Me Write a généré pour vous, cliquez sur Insérer pour l'ajouter à votre document ou à votre e-mail. Après avoir inséré le texte généré, il devient un texte de document normal que vous pouvez modifier comme bon vous semble.

Vous pouvez utiliser Help Me Write pour réécrire votre document ou votre e-mail, qu'il ait été rédigé par vous ou généré par Help Me Write.

Pour utiliser Aidez-moi à écrire pour réécrire dans Docs, mettez en surbrillance le texte (expressions, phrases ou paragraphes) que vous souhaitez que Aidez-moi à écrire à retravailler. Cliquez ensuite sur l'icône Aidez-moi à écrire à gauche du texte en surbrillance.

Dans Docs, vous pouvez demander à Help Me Write de réviser le texte sélectionné. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Un menu s'ouvre avec les mêmes options de réécriture "Affiner" que nous avons vues précédemment : Formaliser, Raccourcir, Élaborer, Reformuler. Il existe également une cinquième option dans ce menu : une zone de saisie "Personnalisée" dans laquelle vous pouvez saisir une invite telle que "d'une voix informelle" ou "utiliser une formulation plus simple".

Aidez-moi à écrire en développant le texte sélectionné dans Docs. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Dans Gmail, vous pouvez utiliser Aidez-moi à écrire pour réécrire l'intégralité de votre brouillon d'e-mail, mais contrairement à Docs, vous ne pouvez pas lui faire réécrire des phrases, des phrases ou des paragraphes individuels. Cliquez sur l'icône Aidez-moi à écrire dans la barre d'outils, et dans le menu qui s'ouvre, vous pouvez sélectionner Formaliser, Élaborer, Raccourcir ou J'ai de la chance.

Bien que Help Me Write puisse vous donner une longueur d'avance sur la rédaction de votre entreprise, le texte qu'il génère est loin d'être parfait, il est donc important de revoir et de modifier sa sortie. Voici quelques lacunes à surveiller dans les résultats générés par Help Me Write :

Contenu générique : De nombreux passages générés par Help Me Write se lisent de manière générique, ne fournissant que des informations très basiques. Même si vous formulez vos invites de manière très précise, les résultats peuvent toujours sembler en conserve.

Help Me Write fournit souvent de la prose générique. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Contenu redondant : Aidez-moi à écrire peut générer du texte qui dit essentiellement la même chose que le texte qu'il a généré auparavant. Cela peut se produire lorsque vous lui faites générer plusieurs paragraphes, puis lui demandez de développer une phrase ou un paragraphe spécifique. Le texte supplémentaire généré par Help Me Write peut se lire de la même manière que d'autres passages qu'il a déjà générés pour vous. Il peut également choisir de présenter ce contenu redondant sous forme de liste.

Résultats similaires pour différents utilisateurs de Google : D'autres personnes utilisant des invites identiques ou similaires avec Aidez-moi à écrire pourraient recevoir des résultats similaires. Cela est susceptible de se produire si vous l'incitez à écrire sur un sujet général. Ainsi, deux utilisateurs de Google qui demandent tous les deux à Help Me Write de générer un texte décrivant comment créer un plan d'affaires, par exemple, obtiendront probablement des résultats presque identiques. Plus votre demande est précise, plus vous aurez de chances d'obtenir des résultats uniques.

Erreurs factuelles : Si vous invitez Aidez-moi à écrire sur des sujets basés sur des informations factuelles (telles que des analyses commerciales ou des tendances actuelles) ou de nature technique, vous devez examiner ses résultats, même s'ils peuvent sembler "corrects". Vous devriez effectuer d'autres recherches, rechercher sur le Web des ressources fiables pour confirmer ce que Help Me Write a généré.

En plus de la vérification des faits, vous devez effectuer une édition générale sur tous les passages générés par Help Me Write. Ce processus comprend la lecture de tout, puis l'ajout, la réorganisation, la suppression et la réécriture du texte selon vos besoins. Pratiquer l'art de l'édition sur la sortie de Help Me Write vous aidera à transformer votre document ou votre e-mail en un brouillon final informatif et attrayant pour d'autres personnes à lire.

Bien que vous puissiez demander à Help Me Write de générer des documents ou des e-mails à partir de zéro, cela peut mieux vous servir si vous l'abordez en tant qu'assistant de rédaction. Par exemple, vous pouvez inviter Aidez-moi à écrire pour assembler une ébauche de proposition commerciale ou de plan marketing que vous étofferez ensuite avec votre propre écriture.

Cela peut également être utile pour la collaboration, comme outil de brainstorming, par exemple. Essayez de collaborer avec vos collègues sur un document partagé, où chaque personne demande Aidez-moi à écrire pour générer des idées sur lesquelles tous pourront s'appuyer.

En fait, votre interaction avec Help Me Write est en soi une forme de collaboration. Vous invitez Help Me Write à générer du texte, ses résultats peuvent à leur tour vous donner des idées sur la façon d'aborder un sujet, et vous continuez à travailler avec l'IA pour affiner ces résultats dans votre projet final - ainsi, Help Me Write devient votre collaborateur.

L'écriture par IA est tout simplement le dernier outil de la relation de travail en constante évolution entre les personnes et la technologie. Tant que vous comprenez ses règles et ses limites, Help Me Write (et d'autres outils d'écriture alimentés par l'IA) peuvent être une aide inestimable pour démarrer votre processus d'écriture ou affiner ce que vous avez déjà écrit.

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